Доклад директора Государственного архива Югры

В.М. Комаров-Распутин
«Архивы Югории» - выпуск №13. 2014 г.

«Опыт и перспективы использования информационных технологий в деятельности Государственного архива Югры» на Совете по развитию информационного общества при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (г. Ханты-Мансийск, 12 сентября 2013 г.)

Казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – Государственный архив Югры), функционирующее с января 2012 года, с первых дней образования определило одной из главных задач своей деятельности внедрение в работу информационных технологий, как главного фактора, позволяющего в современных условиях более оперативно предоставлять архивные услуги населению и организациям, а также обеспечить современные условия работы для сотрудников Государственного архива Югры.

Решение поставленной задачи, при практической поддержке Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба) и реализации ведомственной программы «Документальное наследие Югры», за последние 5 лет позволяет говорить с уверенностью, что информационные технологии, внедряемые в архивное дело, дают практические результаты, а именно:

1. В апреле 2012 года запущена в практическую работу автоматизированная информационная система «Электронный архив» (далее – АИС «Электронный архив»), объединяющая в себе рабочее место каждого сотрудника Государственного архива Югры и гражданина (представителя юридического лица), как пользователя архивной информации. Массив АИС «Электронный архив» наполнен электронными образами архивных документов Архивного Фонда РФ, хранящихся в Государственном архиве Югры, что позволяет обеспечить сохранность архивных документов, минимизируя физическое воздействие на них, т.к. информацию можно получить, не вынося архивные документы из архивохранилищ, что очень важно для обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

АИС «Электронный архив» с 2012 года пополнилась более чем на 1,5 тыс. электронных копий документов по истории Югры за период XVI– начало XX вв., выявленных в федеральных и региональных архивах и приобретенных Службой в рамках реализации мероприятий ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры».

В АИС «Электронный архив» созданы: путеводитель по фондам, тематический каталог баз данных и поисковой модуль, которые позволяют кратно уменьшить время, затрачиваемое гражданами и юридическими лицами на поиск необходимой архивной информации. При обнаружении необходимых архивных документов пользователь может подать заявку на работу с этими документами, выдачу архивной копии или справки.

Внедрение АИС «Электронный архив» сыграло положительную роль и в работе Государственного архива Югры. одним из главных моментов необходимо отметить процедуру поиска документов, подготовки архивных копий, справок и выписок по запросам граждан и юридических лиц. Ранее для поиска архивных документов необходимо было просмотреть большое количество подлинных документов архивных дел, при этом на дела оказывалось физическое воздействие, которое неблагоприятно сказывается на сохранности подлинных архивных документов. Сегодня поиск архивных документов через АИС «Электронный архив» позволил ускорить процедуру поиска архивного документа, уменьшить физическое воздействие на архивные дела, и, следовательно, сократить временные затраты на подготовку архивных справок и выписок. Это очень важно, т.к. главной функцией Государственного архива является социальная функция – исполнение запросов граждан, юридических лиц. В перспективе АИС «Электронный архив» будет постоянно развиваться, пополняться новыми базами данных, архивной информацией, а также планируется совершенствование интерфейса программы для того, чтобы он становился более простым, удобным, понятным и «дружественным» пользователю.

2. С января 2013 года в сети интернет размещен официальный Web-сайт Государственного архива Югры.

Сайт является источником ценой и полезной информации для жителей Югры, других регионов и государств о деятельности Государственного архива Югры, о хранящихся в архивохранилищах архивных документах Архивного Фонда РФ, характеризующих социально-экономическое развитие автономного округа, его вехи развития с момента образования автономного округа; о мероприятиях и событиях, подготовленной на основе архивных документов. И главная функция сайта – это переход на новый, современный и быстрый уровень обратной связи с гражданами, которым необходима та или иная архивная информация. Для этого на главной странице сайта размещен баннер «Оставить запрос», используя который можно, не выходя из дома, офиса, подать нам заявку. В среднем для этого необходимо 5-10 минут, не более. Далее работники Государственного архива Югры в полном объеме, информируя заявителя, сопровождают исполнение запроса, используя АИС «Электронный архив». Любой гражданин, посетивший сайт, может оставить свои пожелания, замечаний о работе сайта и Государственного архива Югры. В перспективе планируется усовершенствовать функцию исполнения запроса до уровня, когда заявитель сможет отслеживать ход выполнения запроса через функцию «личный кабинет», «смс-оповещение».

3. Государственный архив Югры в постоянном режиме ведет работу по использованию архивных документов. Одним из результатов данной деятельности является издание сборников, брошюр, книг на бумажных носителях, подготовка и работа документальных выставок и др. сегодня государственный архив Югры работает над двумя проектами: «История исчезнувших деревень» и «Первая мировая война в жизни югорчан», планирует выпуск не только изданий на бумажных носителях, но и в электронном виде:

  • CDдиск как приложение к книге к книге с электронным вариантом книги, включая интерактивную возможность просмотра архивных документов, видеозаписей воспоминаний очевидцев событий, различные сюжеты, характеризующие и поясняющие содержание изданий;
  • Размещение на сайте Государственного архива Югры электронного интерактивного варианта изданий с возможностью обратной связи читателей с Государственным архивом Югры;

4. В части электронного межведомственного взаимодействия с отделением Пенсионного фонда РФ по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре по подтверждению фактов трудовой деятельности граждан с целью начисления им соответствующей пенсии, Государственным архивом Югры проведены мероприятия, позволяющие активно развивать систему электронного межведомственного взаимодействия, но недостаточная активность со стороны отделения Пенсионного фонда РФ по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре не позволяет в полном объеме использовать возможности системы электронного межведомственного взаимодействия.

Учитывая вышеизложенное, подводя итоги деятельности Государственного архива Югры по внедрению информационных технологий, необходимо отметить, что информационные технологии в деятельности Государственного архива Югры – это неразрывная часть системы функционирования учреждения, которая поэтапно и бесповоротно входит в жизнедеятельность Государственного архива Югры.

Много сделано, но еще очень много предстоит сделать впереди.


«Вернуться назад